FESOL/201801/especializacion/proyectos/Sistema de Gestion Documental con Mecanismo de Respaldo

Contenido

1 Presentación
2 Introducción
3 Palabras clave
4 Objetivos
5 Marco Teórico
6 Materiales
7 Métodos
8 Resultados
9 Conclusiones
10 Recomendaciones
11 Glosario de Términos
12 Referencias Bibliográficas

Presentación

UNIVERSIDAD LUTERANA SALVADOREÑA

FACULTAD:

CIENCIAS DEL HOMBRE Y LA NATURALEZA

CARRERA:

LICENCIATURA EN CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN

TEMA:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON MECANISMO DE RESPALDO

INTEGRANTES:

1) IRWIN JOSE MARIA ESPERANZA GUARDADO

2) MAURICIO ANTONIO GOMEZ SANTAMARIA

3) OSCAR RENE ARIAS AVALOS

ASIGNATURA:

ESPECIALIZACIÓN DE SERVIDORES LINUX

CATEDRÁTICO:

ING. MANUEL FLORES

Introducción

En el presente trabajo se explica lo que es el sistema Alfresco su funcionalidad, manejo y configuraciones básicas. Se da a conocer y explicar todo lo que representa alfresco, su historia como empezó, su desarrollo al paso del tiempo. Se habla sobre la arquitectura que posee alfresco ya que este un sistema basado en java y apache Tomcat que permite poder utilizarlo en un ambiente web. Se mostrara su instalación, configuración iniciales, creación de sitios, usuarios, documentos,etc.

Palabras clave

Objetivos

Objetivos General: Desarrollar un Sistema de Gestión Documental con Mecanismo de Respaldo

Objetivo Específicos:

1)Mostrar paso a paso los comandos y las herramientas a utilizar para el montaje del proyecto.

2)Realizar pruebas de comprobación que dicho proyecto esta funcionando.

3)Mostrar la funcionalidad de Alfresco.

Marco Teórico

Alfresco

es un sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en Java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux. Se distribuye en tres variantes diferentes:

Alfresco Community Edition: Es software libre, con licencia LGPL de código abierto y estándares abiertos. Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de código abierto y estándares abiertos, con la posibilidad de soporte comercial y propietario a escala empresarial.

Alfresco Cloud Edition (Alfresco in the cloud) que es la versión SaaS o Software como Servicio de Alfresco. Está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un framework de portal web para administrar y usar contenido estándar en portales, una interfaz CIFS (el antiguo SMB) que provee compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema de administración de contenido web, capacidad de virtualizar aplicaciones web y sitios estáticos vía Apache Tomcat, búsquedas vía el motor Apache Solr-Lucene y flujo de trabajo en jBPM.

Historia

Alfresco fue fundado en 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John Powell, ex COO de Business Objects. Entre sus inversionistas se incluyeron SAP, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba compuesto por ingenieros provenientes de Documentum y Oracle. Mientras que el producto inicial de Alfresco Inc. estaba enfocado inicialmente en la gestión de documentos, en mayo de 2006 se anunció4 la intención de expandirlo hasta abarcar la gestión de contenido web tras contratar personal técnico y directivo de Interwoven. En 2007, Alfresco contrató al principal ingeniero de ventas de Vignette.

Arquitectura de Alfresco:

Alfresco es una aplicación Java que se despliega en un servidor J2EE con una base de datos y para el almacenamiento de documentos, utiliza un repositorio común. El resto de aplicaciones, componentes, sistemas externos, etc… se conectan al repositorio vía diversos métodos para intercambiar información. El repositorio es el elemento central sobre el que gira toda la arquitectura y funcionamiento de Alfresco.

La instalación de Alfresco se soporta en distintas bases de datos y servidores J2EE:

Bases de datos: Postgre, Oracle, SQL Server, MySQL, DB2 http://docs.alfresco.com/3.4/index.jsp?topic=%2Fcom.alfresco.Enterprise_3_4_0.doc%2Fconcepts%2Fch-install.html Servidores J2EE: Tomcat, JBoss, OAS, Weblogic, WebSphere, Glassfish, Liferay http://wiki.alfresco.com/wiki/Server_Installation

Alfresco se distribuye en distintas versiones:

Community Edition: software libre, con licencia LGPL de código abierto Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de código abierta con posibilidad de soporte comercial Cloud Edition: versión SaaS

Alfresco Share:

Alfresco Share es el acceso principal al entorno de Alfresco, que permite generar entornos colaborativos (Sitios) relacionados con la gestión documental y la gestión de contenidos (Wiki, Blogs, Enlaces,…). El acceso al share típico se hace vía la url: http://localhost:8080/share

El sitio de Alfresco:

El Sitio es la unidad fundamental de organización de Alfresco. En un Sitio por defecto disponemos de una página inicial, una librería de documentos y un gestor de usuarios, pero el administrador puede añadir otros elementos colaborativos tal como agendas, blogs, wikis… Los elementos típicos de colaboración de un Sitio en Alfresco son: Wiki, Blog, Calendario, Links, Lista de datos, Miembros, Biblioteca (Propiedades, Etiquetas, Metadatos, Aspectos,Versiones). Los administradores de los sitios pueden personalizarlos añadiendo y modificando distintos elementos de colaboración.

Flujos de trabajo:

Para la gestión documental, Alfresco dispone de diversos workflows prediseñados muy sencillos que prácticamente cumplen con las necesidades más simples. Si aún así necesitamos diseñar un workflow más avanzado, podemos crear y añadir uno con JBPM

Personalización:

Al ser una aplicación J2EE, Alfresco puede ser personalizado y extendido a las necesidades de la organización. Es posible añadir/modificar funcionalidades cambiando simples ficheros de configuración: aspectos, listas de datos, metadatos, flujos de trabajo… En un servidor tomcat, simplemente cambiando diversos ficheros en esta ruta: Tomcat/share/classes/alfresco podemos personalizar rápidamente Afresco

AMP:

Si necesitamos ampliar nuestro Alfresco, siempre podemos recurrir a AMP: es un sistema de instalación/desinstalación de módulos prediseñados o extensiones en formato AMP (Alfresco Module Package). Desde esta url, podemos encontrar muchas extensiones útiles que podemos descargar e instalar con AMP: http://addons.alfresco.com/ SDK: Si ninguna extensión de AMP satisface nuestras necesidades, siempre podemos desarrollar nuestro propio módulo o extensión con Eclipse y Alfresco SDK. http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_SDK_4.0

Uso

Alfresco es utilizado como software de gestión documental para documentos, páginas web, registros, imágenes y desarrollo colaborativo de contenido.

Características

Gestión de documentos Gestión de contenido web (incluyendo aplicaciones web y virtualización de sesiones) Versionado a nivel de repositorio (similar a Subversion) Superposición transparente (similar a UnionFS) Gestión de registros Gestión de imágenes XForms autogenerados con soporte AJAX Publicación integrada Acceso al repositorio vía CIFS/SMB, FTP y WebDAV Flujo de trabajo basado en BPM Activiti Búsquedas implementadas con el motor Lucene Servidores descentralizados Soporte de varios idiomas Empaquetamiento de aplicación portable Soporte multiplataforma (oficialmente Windows, GNU/Linux y Solaris) Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet (oficialmente Internet Explorer y Mozilla Firefox) Integración de escritorio con Microsoft Office y OpenOffice.Org Soporte de clustering (despliegue en varios servidores)

Alfresco Community es la mejor solución para pequeñas y medianas empresas que deseen estar a la altura de grandes corporaciones sin invertir mucho dinero en cuanto a soluciones de gestión documental o servidor de archivos compartidos.

ACCEDA DESDE CUALQUIER LUGAR

Con diferentes protocolos de comunicación como FTP, WebDAV, SMB/CIF podrás ingresar como si de una carpeta compartida se tratara. Los usuarios pueden descubrir, compartir y colaborar con facilidad con el contenido, desde documentos sencillos y ficheros de casos a grandes planos de ingeniería desde su navegador web.

COLABORACIÓN EMPRESARIAL

La colaboración es un aspecto fundamental del éxito empresarial. Hacer llegar la información y los flujos de procesos más allá de los límites de la organización aumenta la productividad y crea oportunidades para una mayor capacidad de respuesta e innovación. Alfresco facilita la colaboración tanto interna como externamente en toda la empresa. Los miembros de los equipos pueden cargar, compartir, modificar y aprobar documentos empresariales cuando están en la oficina y fuera de ella. Además, la configuración en la nube integra a la perfección a los colaboradores externos, incluidos revendedores, consultores, agencias y clientes, todo ello con un control y seguridad plenos.

ACCEDA CON SEGURIDAD

Los controles de seguridad de grado empresarial, junto a las capacidades integradas de gestión de documentos de archivo, protegen el contenido empresarial de más valor en cada fase de su vida. Múltiples capas de permisos de acceso, para sitios, carpetas y ficheros, controlan quién puede ver, modificar y eliminar los documentos. La gestión de versiones del documento, incluida la función de volver a una versión anterior, simplifica el seguimiento de los documentos y protege la integridad del fichero. La gestión de documentos de archivo simple y automática fortalece y demuestra el cumplimiento de las políticas de gobierno de la información durante todo el ciclo de vida del documento.

FLUJOS DE TRABAJO SENCILLOS

Cree flujos de trabajo sencillos entre colaboradores, o entre un grupo de trabajo para agilizar la aprobación de un documentos.

GOBERNANZA DE LA INFORMACIÓN

Alfresco simplifica y refuerza el cumplimiento de las normas al automatizar el ciclo de vida completo de los documentos, desde la captura inicial hasta el archivo o destrucción final. Además, Alfresco integra a la perfección el mantenimiento electrónico de los documentos de archivo en los procesos y aplicaciones empresariales clave. El cumplimiento normativo se convierte en una tarea sencilla y eficiente, no en el paso adicional o tardío de los sistemas complejos e independientes.

Materiales

Debian 9: Debian o Proyecto Debian (en inglés: Debian Project) es una comunidad conformada por desarrolladores y usuarios, que mantiene un sistema operativo GNU basado en software libre. El sistema se encuentra precompilado, empaquetado y en formato deb para múltiples arquitecturas de computador y para varios núcleos.

Alfresco Community: Es software libre, con licencia LGPL de código abierto y estándares abiertos.

Computadora: Rquisitos minimo - Memoria RAM 4GB - Microprocesador Dual core - Sistema Operativo 64 Bits

Métodos

Resultados

[Sistema de Gestion Documental con Mecanismo de Respaldo.pdf[1]]

Conclusiones

Como vemos las posibilidades de Alfresco son enormes. La intención era interpelar y suscitar el interés por esta herramienta que puede ser de gran utilidad en entornos colaborativos, como pueden ser los profesores de un departamento didáctico concreto, o profesores que comparten asignatura y/o grupos de alumnos o determinadas empresas.

Es cierto que requiere un trabajo previo que implica tener muy claro lo que se va a hacer, cómo se va a organizar la información almacenada y entrenamiento en su uso, pero no mayor que el de otras herramientas colaborativas de menor funcionalidad.

Recomendaciones

Existen algunas recomendaciones más o menos generales para la implementación de modelos de contenidos en Alfresco, que se apuntan en la propia documentación de Alfresco y en los tutoriales como:

1)No cambiar el modelo por defecto de Alfresco, sino extenderlo si es posible.

2)Considera implementar un modelo base organizativo con metadatos organizativos.

3)Implementa lo que tu modelo necesita inicialmente, no lo compliques innecesariamente.

4)Evita una profundidad innecesaria del modelo, evitando jerarquías complejas de tipos documentales.

5)Toma ventaja de los aspectos frente a los tipos, por su flexibilidad y reutilización.

6)Puede tener sentido definir tipos lógicos que no tienen propiedades o asociaciones.

7)Recuerda que las carpetas o personas en Alfresco también son tipos documentales.

8)No tengas miedo de tener más de un modelo de contenidos.

9)Implementa una clase java correspondiente a cada modelo de contenido.

A la hora de implementarlos puedes:

1-Desplegarlos en caliente en Data Dictionary/models

2-Desplegarlos en el directorio extension

3-Desplegarlos mediante un JAR

4-Desplegarlos mediante un AMP

Normalmente suelo preferir durante el desarrollo desplegarlos en el directorio de extensiones, para finalmente empaquetarlo en un AMP o JAR, en el entorno de producción.

Los archivos de contexto de Spring tanto en el repositorio como en Share apuntarán a las rutas de los otros archivos. Luego es posible que intervengan más ficheros, por ejemplo javascript, si configuramos metadata templates.

Otras recomendaciones útiles pueden ser:

1)Si despliegas los modelos en el directorio de extensiones crea un directorio models por debajo de extension y de forms por debajo de web-extension.

2)No dispongas toda la configuración de los formularios en el archivo share-config-custom.xml, separa los formularios por tipos. Utiliza el archivo unicamente para share-config-custom.xml para las definiciones genéricas como alta de aspectos, utilización de tipos en reglas de contenido o cambiar tipo, y trata de no machacar configuraciones anteriores (no uses replace=true).

3)Es preferible que los modelos de contenidos no estén desplegados en Data Dictionary en el entorno de producción (al igual que webscripts o scripts js).

4)El método dinámico de despliegue de modelos es útil para comprobar si hay errores de sintaxis en el modelo, o si el modelo tiene algún error en la carga.

5)En un entorno tanto de desarrollo como de producción, es muy interesante separar las capas del repositorio y de Alfresco Share porque te va a permitir trabajar con formularios de manera más ágil.

6)No mezclar los modelos de despliegue dinámico y estático, sobre todo si se trata de los mismos modelos. Puede ser interesante un acceso web a los logs del repositorio para cuando los modelos no carguen correctamente.